Keyboard shortcuts

Press ← or → to navigate between chapters

Press S or / to search in the book

Press ? to show this help

Press Esc to hide this help

Полное руководство по iikoDashboard

iikoDashboard - приложение для оперативного просмотра управленческих показателей iiko на мобильных устройствах, macOS и в Telegram. Оно помогает быстро оценить состояние бизнеса, сравнить текущие данные с прошлым периодом и принять управленческое решение без ручного построения сложных отчетов.

Эта страница объединяет обзор продукта и подробное руководство по основным режимам классического iikoDashboard: показателям, рейтингам, отчетам, фильтрам, Telegram Extension, Balances и macOS Extension.

Что такое iikoDashboard

Основная идея iikoDashboard - дать пользователю персональную панель с нужными метриками. Пользователь сам выбирает, какие показатели, рейтинги и отчеты видеть, как их фильтровать, как сравнивать периоды и в каком виде получать данные.

Базовая логика продукта строится вокруг трех режимов:

  1. Показатели - карточки с ключевыми метриками и графиками динамики.
  2. Рейтинги - настраиваемые топы и сравнительные списки.
  3. Табличные отчеты - детальные таблицы с группировками, колонками, сортировками и фильтрами.

Дополнительно доступны расширения:

  • Telegram Extension - отправка показателей, рейтингов, отчетов и уведомлений в Telegram.
  • Balances - просмотр складских остатков, отклонений от минимальных и максимальных остатков, отрицательных остатков и сохраненных шаблонов.
  • macOS Extension - нативное приложение для macOS с функциональностью Dashboard.

iikoDashboard подходит для ежедневного контроля бизнеса: быстро открыть приложение, выбрать период, посмотреть ключевые цифры, провалиться в график или таблицу и понять, где требуется внимание.

Где работает iikoDashboard

iikoDashboard доступен на следующих платформах:

  • iOS;
  • Android;
  • macOS через отдельное нативное приложение;
  • Telegram через Telegram Extension.

Функциональность iOS и Android строится вокруг общей логики Dashboard, но интерфейс может отличаться. macOS-версия повторяет функциональность мобильного Dashboard и удобна для работы с показателями, рейтингами и отчетами на компьютере.

Telegram Extension выносит аналитику в мессенджер. Пользователь может получать данные по расписанию, по триггерам или вручную через кнопки бота.

Расширения подключаются к текущему набору лицензий iikoDashboard отдельной активной лицензией или подпиской. Актуальные условия лицензирования нужно проверять в профильных разделах базы знаний и у поставщика лицензий.

Лицензии и права доступа

Перед настройкой iikoDashboard нужно проверить две вещи:

  1. На сервере iiko должна быть активная лицензия iikoDashboard.
  2. У пользователя должны быть права доступа к нужным отчетам и данным.

Для одиночного ресторана используется лицензия iikoDashboard RMS. Для сетей используются лицензии линейки iikoDashboard Chain в зависимости от количества торговых предприятий.

Лицензия оформляется как SaaS-продукт и применяется на сервере iiko. После подключения лицензии ее наличие можно проверить в iikoOffice в информации о программе.

Для работы приложения нужны права:

  • B_CASR - просмотр отчетов по продажам;
  • B_VOTR - просмотр OLAP-отчета по проводкам;
  • B_RPT - просмотр отчетов.

На сервере также должен быть доступен Rest API. В штатном сценарии он поставляется вместе с основными лицензиями iikoDashboard, но при проблемах подключения его наличие нужно проверить отдельно.

Рекомендуется создать отдельную должность или отдельного пользователя для iikoDashboard и выдать только необходимые права. Такой подход упрощает поддержку и ограничивает доступ пользователя только нужными отчетными возможностями.

Если в сетевой базе количество торговых предприятий больше, чем покрывает лицензия, нужно проверить состав лицензии и доступность точек для учетной записи iiko. В некоторых сценариях пользователь видит только те подразделения, которые разрешены его учетной записи.

Первичная установка и подключение сервера

Пользователь устанавливает iikoDashboard из App Store или Google Play. При первом запуске приложение предлагает:

  • добавить новый сервер;
  • продолжить работу на демо-сервере.

Для подключения рабочего сервера нужно указать параметры подключения к iiko и применить настройки. После успешной проверки сервер появится в списке подключений.

Если у пользователя несколько серверов, между ними можно переключаться через список серверов. Это удобно, когда нужно работать с разными ресторанами или несколькими независимыми базами iiko.

Перед подключением важно проверить:

  • наличие лицензии iikoDashboard на сервере;
  • доступность сервера iiko с устройства пользователя;
  • корректные права пользователя;
  • наличие Rest API в составе лицензий;
  • наличие продаж и кассовых смен, если нужно сразу сформировать фильтры по торговым предприятиям.

Если подключение не проходит, сначала нужно проверить адрес сервера, порт, доступность iiko с устройства, права пользователя, лицензию и работу Rest API.

Главное окно и переключение серверов

На главном экране пользователь работает с выбранным подключением к серверу iiko. Если в приложении добавлено несколько серверов, можно быстро переключаться между ними.

Переключение сервера полезно, когда пользователь обслуживает несколько заведений или работает с несколькими независимыми базами iiko.

При смене сервера выбранный период сохраняется. Это позволяет быстро сравнивать одинаковый период на разных подключениях без повторной настройки даты.

Основные действия на главном экране:

  1. Выбрать активный сервер.
  2. Выбрать период анализа.
  3. Открыть нужный режим: показатели, рейтинги, отчеты или расширения.
  4. При необходимости включить фильтр, чтобы ограничить данные конкретной точкой, кассой, официантом, блюдом, типом оплаты или другим разрезом.

На главном экране можно держать разные элементы рядом: общую выручку, заказы по доставке, наличные оплаты, отдельные показатели по точкам, рейтинги и быстрые отчеты.

Периоды, сравнение, автообновление и ночной режим

Период определяет, за какой промежуток iikoDashboard рассчитывает данные. В разных режимах доступны стандартные периоды и ручной выбор дат.

В показателях и рейтингах используется сравнение с прошлым периодом:

  • сегодня сравнивается со вчера;
  • текущая неделя сравнивается с прошлой неделей;
  • текущий месяц сравнивается с прошлым месяцем;
  • текущий год сравнивается с прошлым годом;
  • ручной период сравнивается с аналогичным предыдущим промежутком.

Для оперативного контроля используется настройка вчера на этот час. Она нужна, когда текущий день еще не завершен. В таком режиме приложение сравнивает накопленные данные текущего дня с данными прошлого дня на тот же час.

Если включено сравнение с прошлым годом, прошлый период сдвигается на год назад. Это полезно для анализа сезонности, когда важно сравнивать текущий день, неделю или месяц с аналогичным периодом прошлого года.

Автообновление позволяет пересчитывать открытое окно с заданным интервалом. Например, если включить обновление раз в минуту, приложение будет автоматически обновлять текущие показатели, рейтинг, отчет или остатки. Такой режим удобен, если устройство постоянно лежит на столе или используется как стационарный экран.

iikoDashboard запоминает дополнительные настройки в режимах: параметры глобального фильтра, настройки графиков, сортировки и другие выбранные параметры. После перезапуска приложения эти настройки должны оставаться на месте.

Ночной режим нужен заведениям, у которых смена продолжается после полуночи. Если установить смещение, например до 05:00, приложение будет корректно относить ночную аналитику к учетному дню, в котором была открыта смена. Ночной режим помогает владельцу видеть выручку активной смены даже после календарной полуночи.

Показатели

Показатели - это карточки с ключевыми метриками. На главном экране можно вывести выручку, количество заказов, средний чек, количество гостей, скидки, наценку, себестоимость и другие суммарные поля из iiko.

Каждый показатель можно открыть и посмотреть в динамике. При открытии показателя отображается график, который показывает изменение метрики по выбранному периоду.

Показатели можно:

  • создавать вручную;
  • переименовывать понятным для пользователя названием;
  • удалять;
  • перемещать на экране;
  • копировать для создания похожих показателей;
  • настраивать с индивидуальным фильтром;
  • настраивать с индивидуальным периодом;
  • использовать как быстрый доступ к графику динамики.

Пример использования: если нужно отдельно отслеживать заказы по доставке, можно открыть показатель Заказы, задать ему индивидуальный фильтр Доставка и получить отдельный индикатор только по доставочным заказам.

Индивидуальный период позволяет держать на одной панели показатели за разные периоды. Например, рядом можно разместить выручку за день, неделю и месяц.

Показатель можно скопировать и быстро изменить фильтр, период или название. Это удобно, когда нужно создать несколько похожих метрик: общую выручку, выручку по банковским оплатам, заказы по доставке или показатель по конкретной категории.

График показателя

График показателя показывает текущий и прошлый период.

Для разных периодов меняется детализация графика:

  • для дня отображается почасовая динамика;
  • для недели отображается динамика по дням недели;
  • для месяца отображается динамика по дням месяца;
  • для года отображается динамика по более крупному периоду;
  • для ручного периода строится линия по выбранным датам.

На графике можно выбрать конкретную точку и посмотреть значение метрики в выбранный час или день. Для заказов важно учитывать, что данные считаются по времени закрытия заказа, а не по времени открытия.

График можно масштабировать и перемещать жестами. Это удобно, когда нужно рассмотреть отдельный час, день или пик продаж.

Настройки графика

В настройках графика доступны визуальные режимы и дополнительные способы анализа.

Основные настройки:

  • линейный график;
  • столбчатый график;
  • нарастающий итог;
  • сглаживание линий;
  • 3D-режим;
  • сравнение с прошлым периодом;
  • сравнение на тот же час прошлого периода.

Нарастающий итог показывает накопление метрики по ходу периода. Например, можно увидеть, сколько заказов или выручки было накоплено к 10:00, 12:00 или 18:00 и сравнить это с предыдущим периодом.

Сглаживание линий используется только для визуального удобства. Оно не меняет расчет метрики.

Столбчатый вид удобен, когда нужно сравнить значения текущего и прошлого периода по каждому часу или дню.

Создание и редактирование показателей

Чтобы создать показатель, нужно добавить новый элемент и выбрать суммарное поле. После выбора поля можно задать заголовок, который будет отображаться на главном экране.

Пример: вместо системного названия Средняя сумма заказа пользователь может назвать показатель Средний чек.

Если показатель должен считать данные не по всей базе, а по конкретному разрезу, используется индивидуальный фильтр. Например, можно создать отдельные показатели:

  • выручка ресторана 1;
  • выручка ресторана 2;
  • количество заказов конкретного официанта;
  • выручка по доставке;
  • продажи конкретной группы блюд;
  • показатель только по наличной оплате.

Для изменения существующего показателя используется режим редактирования. В нем можно поменять поле, название, фильтр, период, расположение или удалить показатель.

Копирование показателя удобно, когда нужно создать несколько похожих карточек. Например, можно скопировать показатель выручки по одной точке и заменить в копии только индивидуальный фильтр.

Рейтинги

Рейтинги показывают отсортированные списки по выбранному объекту и показателю. Это может быть рейтинг блюд, официантов, касс, торговых предприятий, групп блюд или других разрезов.

Примеры рейтингов:

  • топ блюд по выручке;
  • топ блюд по количеству продаж;
  • рейтинг официантов по среднему чеку;
  • рейтинг официантов по выручке;
  • рейтинг групп блюд по сумме со скидкой;
  • рейтинг точек продаж по заказам;
  • рейтинг мест приготовления по суммовому показателю.

Рейтинг помогает быстро понять, какие объекты дают лучший или худший результат.

Просмотр рейтинга

Внутри рейтинга обычно отображаются два столбца: текущий период и прошлый период. Для суммарных полей может показываться доля значения в общей массе. Например, официант может занимать определенный процент от общей выручки за период.

В рейтинге можно:

  • менять период;
  • листать периоды назад и вперед;
  • сортировать по убыванию или возрастанию;
  • открывать графическое представление;
  • смотреть круговую диаграмму;
  • включать отображение всех позиций;
  • использовать режим вчера на этот час;
  • быстро раскрывать победителей рейтинга на главном экране.

По умолчанию графическое представление может ограничивать количество позиций, чтобы график оставался читаемым. Если нужно посмотреть весь список, можно включить отображение всех позиций.

Круговая диаграмма показывает структуру текущего и прошлого периода. Малое кольцо относится к текущему периоду, большое - к прошлому.

Для суммовых показателей доступна процентная доля от общего результата. Например, блюдо может занимать определенный процент от всей выручки или прибыли. Для средних значений такая доля не применяется.

Создание и настройка рейтинга

Для создания рейтинга нужно выбрать:

  1. Заголовок рейтинга.
  2. Объект рейтинга.
  3. Показатель, по которому выполняется сортировка.
  4. Размер топа, если он нужен для текущего сценария.
  5. При необходимости индивидуальный фильтр.

Объект рейтинга - это разрез анализа. Например, группа блюда, блюдо, официант, торговое предприятие или касса.

Показатель рейтинга - это числовая метрика. Например, сумма со скидкой, количество блюд, средний чек, себестоимость или другой доступный показатель.

Если нужно создать несколько похожих рейтингов, можно скопировать существующий рейтинг и изменить в копии объект, показатель, фильтр или название.

Рейтинги можно перемещать на главном экране. Для этого используется режим редактирования и долгое нажатие на рейтинг.

Табличные отчеты

Табличные отчеты позволяют строить многоуровневые таблицы по данным iiko. Они подходят для задач, где одной карточки показателя или рейтинга недостаточно.

В отчетах можно использовать группировки и суммарные поля. Группировки определяют строки и вложенность таблицы, а суммарные поля определяют числовые колонки.

Примеры отчетов:

  • выручка по официантам и типам оплат;
  • сводный кассовый отчет;
  • отчет по доставкам;
  • приходы от поставщиков;
  • анализ закупочных цен по поставщикам;
  • отчет о прибылях и убытках.

Табличные отчеты не используют сравнение с прошлым периодом. Они строятся за выбранный промежуток времени.

В отчетах можно:

  • раскрывать и сворачивать группы;
  • сортировать таблицу по числовым колонкам;
  • сбрасывать сортировку через заголовок отчета;
  • смотреть подсказку с периодом, группировками и настройками;
  • переключать светлое и темное оформление;
  • использовать горизонтальную ориентацию устройства для просмотра большего количества колонок;
  • открывать фильтры отчета;
  • менять период расчета.

Левая часть таблицы с группировками остается зафиксированной, а числовые колонки можно прокручивать горизонтально.

Данные для отчетов могут включать:

  • данные по продажам и чекам;
  • данные по доставкам;
  • проводки.

Проводки позволяют анализировать не только чековые продажи, но и внутренние движения учета. Например, через проводки можно смотреть документы iikoKitchen, движение по счетам, приходы от поставщиков, выдачу зарплаты и другие учетные операции.

Создание отчета

При создании отчета нужно определить источник данных, группировки и суммарные поля.

Базовый порядок настройки:

  1. Открыть режим отчетов.
  2. Создать новый отчет.
  3. Указать название.
  4. Выбрать источник данных: продажи, доставки, проводки или другой доступный раздел.
  5. Добавить группировки.
  6. Добавить суммарные поля.
  7. Проверить порядок группировок.
  8. Сохранить отчет.

Группировки формируют иерархию. Например, для сводного кассового отчета можно использовать структуру:

  1. Торговое предприятие.
  2. Касса.
  3. Тип оплаты.

Суммарные поля определяют, какие показатели будут рассчитаны в колонках. Например:

  • сумма со скидкой;
  • количество заказов;
  • количество блюд;
  • количество гостей;
  • средний чек;
  • наценка;
  • позиции чека.

Отчеты по доставкам могут показывать город, курьера, время открытия заказа, номер доставки, блюда и другие поля доставки.

Отчеты по проводкам позволяют смотреть документы, движения по счетам, приходы от поставщиков и денежные операции. Это не журнал событий, а именно данные, которые формируются через документы и проводки iiko.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках можно построить на основе проводок. Он полезен, если в iiko ведется учет доходов, себестоимости, расходов и прочих операций.

Для базовой структуры отчета используются:

  • источник данных: проводки;
  • группировки: группа счета, тип счета, счет;
  • суммарное поле: сумма.

После создания отчета нужно отфильтровать нужную группу счетов, например Доходы и расходы.

Такой отчет позволяет видеть:

  • доходы;
  • прямые издержки;
  • торговую выручку;
  • предоставленные скидки;
  • расходы по статьям;
  • итоговый результат работы точки или группы точек.

Если в учете используются концепции, отчет можно построить в разрезе концепций. Для этого концепцию добавляют старшей группировкой. Пустые значения можно исключить через исключающий фильтр.

Дополнительно можно добавить поле процент от общей выручки, чтобы видеть долю статьи в выручке.

Кастомные показатели из таблиц

Из табличного отчета можно создать кастомный показатель. Это полезно, когда в таблице есть конкретная ячейка, которую нужно постоянно видеть на главном экране.

Сценарий:

  1. Открыть нужный отчет.
  2. Найти итоговую или детальную ячейку.
  3. Выполнить долгое нажатие на ячейку.
  4. Создать кастомный показатель.
  5. Переименовать показатель на главном экране.

Кастомный показатель сохраняет логику строки, группировки и фильтров, из которой он был создан. В нем нельзя заново перенастроить фильтры как в обычном показателе, потому что расчет привязан к выбранной ячейке отчета.

После создания кастомный показатель можно открыть как обычный показатель и посмотреть его динамику на графике.

Пресеты отчетов

Пресеты позволяют быстро загрузить готовые показатели, рейтинги и отчеты из подготовленной коллекции. Это сокращает время первичной настройки.

Пресеты полезны, когда нужно:

  • быстро получить типовые отчеты;
  • восстановить базовый набор аналитики;
  • использовать готовую структуру как основу для собственной настройки;
  • не выбирать вручную большое количество полей.

Если отчетов мало или недоступно создание новых отчетов, нужно проверить наличие соответствующих лицензий и активность нужных модулей iikoDashboard.

Фильтры

Фильтры ограничивают выборку данных. Они применяются к показателям, рейтингам и отчетам.

Фильтры бывают глобальные и индивидуальные.

Глобальный фильтр влияет на все режимы, которые подчиняются общей выборке. Индивидуальный фильтр закрепляется за конкретным показателем, рейтингом или отчетом.

Глобальные фильтры

Глобальный фильтр открывается через кнопку фильтра на главном экране. Он позволяет ограничить данные по основным разрезам iiko.

Доступные разрезы зависят от данных и настроек iiko. В фильтрах могут быть:

  • торговое предприятие;
  • юридическое лицо;
  • концепция;
  • группа залов;
  • отделение;
  • касса;
  • место приготовления;
  • тип оплаты;
  • категория блюда;
  • тип номенклатуры;
  • официант;
  • номенклатура;
  • доставка или не доставка;
  • тип доставки;
  • тип заказа;
  • банкет;
  • день недели;
  • час закрытия;
  • системные признаки вроде удаления блюда, удаления заказа или возврата чека.

Фильтр по торговому предприятию нужен сетям, чтобы смотреть одну или несколько точек вместо всей сети.

Фильтр по группе залов или отделению полезен, если внутри одного сервера есть несколько залов, этажей, баров или отдельных подразделений.

Фильтр по месту приготовления позволяет отдельно анализировать кухню, бар, суши, салаты и другие цеха.

Фильтр по типу оплаты помогает разделять наличные, безналичные, оплаты без выручки и другие варианты расчетов.

Фильтр по часу закрытия можно использовать для анализа завтраков, бизнес-ланчей или других временных интервалов. Например, можно выбрать часы с 9:00 до 11:00 и смотреть только заказы, закрытые в этот промежуток.

Корзина в окне фильтров сбрасывает выбранные значения. В главном окне фильтра корзина возвращает фильтры к состоянию по умолчанию.

Индивидуальные фильтры

Индивидуальный фильтр применяется только к конкретному элементу. Это позволяет собрать на одном экране разные метрики с разными условиями.

Примеры:

  • один показатель считает выручку по ресторану 1;
  • второй показатель считает выручку по ресторану 2;
  • третий показатель считает количество заказов конкретного официанта;
  • рейтинг показывает только наличные оплаты;
  • отчет показывает только выбранные группы блюд.

Элемент с индивидуальным фильтром визуально отличается от обычного. Это помогает понять, что он не подчиняется глобальному фильтру полностью или использует собственную выборку.

Если у показателя или рейтинга есть индивидуальный фильтр, он имеет приоритет над глобальным фильтром.

Индивидуальный фильтр можно удалить через настройки элемента. После удаления элемент снова работает по общей логике.

Включающие и исключающие фильтры

Включающий фильтр оставляет в выборке только выбранные значения.

Исключающий фильтр убирает из выборки выбранные значения и оставляет все остальные.

Исключающий фильтр удобен, когда нужно исключить несколько позиций из большого списка. Например, если в выборке 100 блюд, а убрать нужно только 3, проще выбрать исключающий режим и отметить эти 3 блюда.

В отчетах фильтры могут применяться к разным полям. Например, в отчете по приходам от поставщиков можно отфильтровать конкретного контрагента, склад или элемент номенклатуры.

Настройка оформления

iikoDashboard позволяет настроить визуальное оформление под пользователя.

Доступные настройки:

  • фоновая картинка;
  • прозрачность фоновой картинки;
  • цвет текущего периода;
  • цвет прошлого периода;
  • цветовые темы.

Цель настройки оформления - сделать панель удобной и визуально привычной для конкретного пользователя.

Передача настроек и резервная копия

iikoDashboard позволяет передавать настройки между устройствами. Это полезно, если один пользователь уже настроил серверы, показатели, рейтинги, отчеты и фильтры, а второму пользователю нужна такая же конфигурация.

Передавать можно:

  • один текущий сервер;
  • все профили и подключения;
  • отдельные показатели, рейтинги или отчеты;
  • настройки как резервную копию.

Сценарий передачи одного сервера:

  1. На исходном устройстве открыть настройки.
  2. Открыть список серверов.
  3. Нажать кнопку отправки или экспорта.
  4. Выбрать текущий сервер.
  5. Отправить файл через почту, мессенджер, AirDrop или другое доступное средство.
  6. На принимающем устройстве открыть полученный файл.
  7. Выбрать приложение iikoDashboard для открытия файла.
  8. Дождаться применения настроек.

При импорте создается новый профиль. Уже существующие подключения на принимающем устройстве не должны удаляться.

Для резервной копии нужно экспортировать все профили и сохранить файл в надежном месте: в почте, файлах, облачном хранилище или другом личном хранилище. Если приложение будет удалено или устройство будет заменено, файл можно открыть снова и восстановить настройки.

Если передаются только метрики, они добавляются в активный профиль на устройстве пользователя без передачи параметров серверного подключения.

Передача настроек также полезна для поддержки. Специалист может запросить файл конфигурации, проверить настройки, исправить фильтры или отчеты и вернуть пользователю готовый файл.

Служебные настройки и обслуживание

В настройках приложения доступны сведения о текущем сервере, активных лицензиях, языке, версии приложения и служебных действиях.

Полезные служебные действия:

  • обновить справочники;
  • изменить количество дней, за которое загружаются справочники;
  • удалить все показатели;
  • удалить все рейтинги;
  • удалить все отчеты;
  • добавить типовые показатели и рейтинги;
  • открыть сайт, базу знаний или обучающие материалы;
  • отправить отзыв или письмо в поддержку.

Обновление справочников нужно, если в фильтрах не хватает точек, блюд, сотрудников, касс, групп или других значений. Если нужные данные старые и не попадают в текущий диапазон загрузки, нужно увеличить количество дней в настройках сервера и затем обновить справочники.

Если пользователю нужно найти старую или временно закрытую точку, нужно увеличить количество дней для формирования справочников, выполнить обновление справочников и снова открыть фильтры.

Удаление всех показателей, рейтингов или отчетов следует использовать аккуратно. Если после удаления оставить приложение в пустом состоянии, при следующей загрузке могут быть восстановлены типовые элементы, если такая логика предусмотрена текущей версией приложения.

При обращении в поддержку полезно указывать контактные данные и описывать проблему конкретно. Письмо из приложения может автоматически включать техническую информацию об устройстве, версии iOS, версии iikoDashboard и версии iiko.

Telegram Extension

Telegram Extension выводит аналитику iikoDashboard в Telegram. Идея расширения - вынести Dashboard за пределы приложения и дать пользователю показатели, рейтинги, отчеты и уведомления прямо в мессенджере.

Telegram Extension позволяет:

  • подключить Telegram-бота из приложения Dashboard;
  • выбрать, какие показатели, рейтинги и отчеты отправлять в Telegram;
  • настроить расписание отправки;
  • настроить индивидуальное расписание для отдельных метрик;
  • настроить триггеры и уведомления;
  • получать данные по нескольким серверам;
  • использовать бота в личном чате или рабочей группе.

Отчеты в Telegram форматируются как чековая лента по аналогии с отчетами iikoFront, которые печатаются на чековом принтере. Это делает текстовые отчеты более читаемыми в интерфейсе мессенджера.

Подключение Telegram-бота

Общая логика подключения:

  1. В Dashboard открыть вкладку Telegram.
  2. Нажать Открыть бота.
  3. В Telegram нажать Старт.
  4. Перейти по ссылке из бота.
  5. Приложение автоматически привяжет Dashboard к Telegram.
  6. В Dashboard выбрать метрики, рейтинги и отчеты для отправки.
  7. Настроить расписание и при необходимости триггеры.
  8. Синхронизировать настройки.

Для работы требуется активная лицензия Telegram Extension. Без нее бот сообщит, что необходимо подключить расширение.

Расписание отправки

Расписание можно настроить:

  • для всех показателей сразу;
  • отдельно для рейтингов;
  • отдельно для отчетов;
  • индивидуально для конкретного показателя.

Например, показатель Сумма со скидкой можно отправлять в Telegram каждый час в заданные интервалы: 14:00, 15:00, 16:00, 17:00, 18:00, 19:00.

Показатель Заказы по доставке можно отправлять каждый час, если пользователю важно оперативно следить за доставкой.

Триггеры

Триггер - это задача на показатель, которая отправляет уведомление при выполнении условия.

Триггер содержит:

  • показатель;
  • контрольное значение;
  • условие достижения цели;
  • режим уведомления;
  • дни недели;
  • при необходимости контрольное время проверки.

Примеры триггеров:

  • уведомить, когда выручка превысит 50 000 рублей;
  • уведомить, когда средний чек превысит 300 рублей;
  • уведомить, когда заказов по доставке станет больше 4;
  • проверить в 21:00, что процент себестоимости не превышает 35-40%.

Уведомление может быть моментальным или контрольным. Моментальное уведомление отправляется сразу при достижении условия. Контрольное уведомление отправляется в заданное время, например вечером.

На один показатель можно настроить несколько триггеров. Условия можно различать по дням недели: например, план среднего чека в будни и выходные может отличаться.

Несколько серверов и групповые чаты

Telegram Extension можно подключить к нескольким профилям серверов. Это полезно, если у пользователя несколько серверов, не объединенных в единую chain-базу.

Сценарий:

  1. В каждом профиле Dashboard подключить Telegram Extension.
  2. Привязать одного и того же бота.
  3. Получать в Telegram сводную аналитику по нескольким серверам.

Бота можно добавить в рабочий групповой чат. В таком чате появляются кнопки запроса данных: показатели, рейтинги и отчеты. Команда может обсуждать рабочие вопросы и сразу получать аналитику из iikoDashboard в том же чате.

Telegram-бот поддерживает несколько языков. Если в Dashboard используется английский язык, бот также может работать на английском.

Balances

Balances - режим просмотра остатков iikoDashboard. Он открывается через расширения и позволяет работать с таблицей остатков по складам и номенклатуре.

Базовый шаблон - Остатки на складах. Он строит таблицу по остаткам и показывает данные по складам, группам и позициям.

Отчет отображает:

  • склады;
  • группы товаров;
  • позиции товаров;
  • количество;
  • себестоимость;
  • отклонения от минимальных и максимальных остатков.

В Balances можно:

  • сортировать таблицу по количеству, себестоимости и другим колонкам;
  • раскрывать и сворачивать группы;
  • переключать светлое и темное оформление;
  • выбирать дату отчета;
  • смотреть остатки на конец выбранного дня;
  • выбирать склады;
  • выбирать группы номенклатуры;
  • выбирать конкретные позиции;
  • использовать плоский вид без групп;
  • показывать только позиции выше максимального остатка;
  • показывать только позиции ниже минимального остатка;
  • показывать отрицательные остатки;
  • обновлять остатки раз в минуту;
  • показывать себестоимость за единицу товара;
  • использовать контекстный поиск по таблице;
  • создавать собственные пресеты.

По умолчанию дата отчета ставится на конец текущего дня, то есть отображаются онлайн-остатки. При необходимости можно выбрать прошлую дату, и отчет пересчитается на конец выбранного дня.

Если в iiko заданы минимальные и максимальные остатки, Balances может подсвечивать отклонения. Например, если фактический остаток выше максимального, приложение показывает превышение. Если фактический остаток ниже минимального, приложение показывает нехватку.

Через настройки отчета можно выбрать склады, группы, конкретные позиции, тему оформления, иерархию и логический отбор данных.

Варианты логического отбора:

  • все позиции;
  • только позиции выше максимального остатка;
  • только позиции ниже минимального остатка;
  • только отрицательные остатки.

Отчет остатков может обновляться раз в минуту. Это удобно, если телефон нужно оставить открытым как экран постоянного контроля актуальных остатков. При автообновлении сохраняется выбранная сортировка.

Пресеты Balances позволяют сохранить разные варианты просмотра. Например:

  • остатки сырья по конкретному складу;
  • только отрицательные остатки;
  • только позиции выше максимального остатка;
  • конкретный набор товаров;
  • определенная группа номенклатуры.

Фильтры Balances можно настраивать не только через настройки шаблона, но и визуально из таблицы. Долгое нажатие по складу, группе или товару позволяет добавить выбранный элемент в фильтр шаблона или убрать его из фильтра.

Режим остатков доступен при активной подписке или лицензии на поддерживаемое расширение, например Telegram Extension или macOS Extension.

macOS Extension

iikoDashboard macOS Extension позволяет использовать Dashboard на Mac как нативное приложение.

Для полноценной работы требуется активная лицензия iikoDashboard macOS Extension. Это дополнительная лицензия к текущему набору лицензий iikoDashboard.

В macOS-версии доступны основные сценарии классического приложения:

  • показатели;
  • графики;
  • рейтинги;
  • табличные отчеты;
  • фильтры;
  • передача настроек;
  • Telegram-интеграция при наличии Telegram Extension;
  • настройка серверов.

На компьютере удобно работать с расширяемым окном. Пользователь может менять размер окна, размещать его рядом с другими рабочими приложениями и использовать iikoDashboard как постоянную аналитическую панель.

Табличные отчеты на macOS удобнее просматривать за счет большего экрана. В desktop-режиме можно одновременно видеть больше колонок, чем на телефоне.

Графики и рейтинги сохраняют основные настройки мобильной версии: период, фильтрацию, визуальные режимы и детализацию данных.

Типовые технические ситуации

После открытия новой точки данные отображаются нулями

Если iikoDashboard настроили до появления продаж, приложение могло не сформировать справочники фильтров. В этом случае нужно открыть настройки и выполнить обновление справочников.

После обновления приложение перезагрузит данные и пересоберет значения фильтров на основе актуальных транзакций.

В фильтрах нет старой или временно закрытой точки

По умолчанию справочники формируются на основе продаж за ограниченный период. Если точка давно не торговала, она может не попасть в фильтры.

Решение:

  1. Открыть настройки подключения.
  2. Найти параметр количества дней для формирования справочников.
  3. Увеличить период, например до 60 дней.
  4. Выполнить обновление справочников.

После этого старые значения смогут появиться в фильтрах, если по ним были продажи за выбранный период.

Пользователь хочет отдельную аналитику по доставке или типу оплаты

Для этого не нужно создавать отдельный продуктовый режим. Достаточно создать показатель, рейтинг или отчет и применить индивидуальный фильтр.

Примеры:

  • выручка только по банковским оплатам;
  • количество заказов только по доставке;
  • продажи только по конкретной категории блюд;
  • отдельный рейтинг блюд по конкретному отделению.

Нет связи с сервером

Если приложение не может подключиться к серверу, нужно последовательно проверить:

  1. Доступность сервера iiko из сети пользователя.
  2. Корректность адреса и порта.
  3. Работу Rest API.
  4. Активность лицензии iikoDashboard.
  5. Права учетной записи.
  6. Наличие блокировок со стороны сети, VPN, прокси или firewall.

Практические сценарии

Быстро проверить состояние бизнеса с телефона

  1. Открыть Dashboard.
  2. Выбрать период: сегодня, неделя, месяц или год.
  3. Посмотреть ключевые показатели.
  4. Открыть график нужной метрики.
  5. Сравнить текущий период с прошлым.

Сравнить выручку сегодня и вчера на текущий час

  1. Открыть показатели.
  2. Выбрать период Сегодня.
  3. Включить настройку вчера на этот час.
  4. Проверить выручку, количество заказов, средний чек и другие нужные показатели.

Такой сценарий помогает сравнивать текущий день с прошлым корректно, не сопоставляя неполный текущий день с уже завершенным прошлым днем.

Сделать отдельные показатели по нескольким точкам

  1. Создать показатель выручки.
  2. Добавить индивидуальный фильтр по торговому предприятию.
  3. Назвать показатель по имени точки.
  4. Скопировать показатель.
  5. В копии заменить торговое предприятие.
  6. Повторить для остальных точек.

В результате на главном экране будут отдельные карточки по каждой точке.

Сделать отдельный показатель по доставке

  1. Открыть нужный показатель, например Заказы.
  2. Перейти в индивидуальный фильтр.
  3. Выбрать фильтр Доставка.
  4. Сохранить.
  5. Получить отдельный индикатор по доставочным заказам.

Создать рейтинг блюд по выручке

  1. Открыть режим рейтингов.
  2. Создать новый рейтинг.
  3. В качестве объекта выбрать блюдо или группу блюд.
  4. В качестве показателя выбрать сумму со скидкой.
  5. Задать понятное название.
  6. При необходимости добавить индивидуальный фильтр.

Такой рейтинг показывает, какие блюда или группы блюд приносят больше выручки.

Посмотреть закупочные цены по поставщикам

  1. Открыть отчет по анализу закупочных цен.
  2. Выбрать период.
  3. Открыть фильтры отчета.
  4. Выбрать нужный элемент номенклатуры.
  5. Сравнить поставщиков и цены по приходным документам.

Такой сценарий помогает увидеть, по какой цене разные поставщики привозят один и тот же товар.

Сделать отчет по доставкам

  1. Открыть режим отчетов.
  2. Использовать готовый отчет по доставкам или создать новый.
  3. Добавить группировки по городу, курьеру, доставке, времени открытия или блюдам.
  4. Добавить нужные суммарные поля.
  5. Использовать фильтры для отбора нужного города, курьера или типа доставки.

Отчет позволяет смотреть детализацию доставок по курьерам, заказам и составу заказов.

Создать P&L-отчет по концепциям

  1. Создать отчет по проводкам.
  2. Добавить группировки: концепция, группа счета, тип счета, счет.
  3. Добавить суммарное поле сумма.
  4. Отфильтровать группу счетов Доходы и расходы.
  5. Исключить пустую концепцию, если она мешает анализу.
  6. Добавить процент от общей выручки, если нужна долевая оценка.

Такой отчет позволяет оценивать результат по форматам деятельности, если концепции и расходы корректно ведутся в iiko.

Настроить Telegram-уведомление по плану выручки

  1. Открыть вкладку Telegram в Dashboard.
  2. Подключить бота.
  3. Выбрать показатель выручки.
  4. Создать триггер.
  5. Указать контрольное значение, например 50 000 рублей.
  6. Выбрать условие: больше плана.
  7. Выбрать моментальное уведомление или контрольную проверку.
  8. Указать дни недели.
  9. Синхронизировать настройки.

Настроить вечерний контроль себестоимости

  1. Выбрать показатель процента себестоимости.
  2. Создать триггер.
  3. Указать порог, например 35% или 40%.
  4. Настроить контрольную проверку на 21:00.
  5. Указать дни недели.
  6. Сохранить и синхронизировать.

Создать шаблон по минусовым остаткам

  1. Открыть Balances.
  2. Создать новый шаблон.
  3. Выбрать нужный склад, например Фастфуд.
  4. Выбрать плоский вид без групп.
  5. Установить логический отбор только отрицательные.
  6. Сохранить шаблон.
  7. Использовать его для быстрого контроля минусовых остатков.

Сохранить резервную копию настроек

  1. Открыть настройки.
  2. Перейти к списку серверов.
  3. Нажать экспорт настроек.
  4. Выбрать экспорт всех профилей.
  5. Сохранить файл в надежное место.

Файл можно использовать для восстановления после переустановки приложения или смены устройства.

Ключевые правила и ограничения

  • Показатели, рейтинги и отчеты зависят от выбранного периода.
  • Текущий период сравнивается с аналогичным прошлым периодом.
  • Процентная доля в рейтингах доступна только для суммовых показателей.
  • Индивидуальные фильтры имеют приоритет над глобальными.
  • Зеленая подсветка элемента означает наличие собственного фильтра.
  • Табличные отчеты строятся за выбранный период без сравнения с прошлым периодом.
  • Telegram-бот настраивается из Dashboard, а не вручную в самом боте.
  • Для Telegram Extension нужна активная лицензия.
  • Для работы с остатками в Balances используются настройки минимальных и максимальных остатков из iiko.
  • Отчет Balances показывает простую иерархию: группа и позиции внутри нее.
  • Автообновление остатков работает раз в минуту и сохраняет сортировку.
  • Для корректной работы подключения нужны лицензия, права пользователя и доступный Rest API.

Глоссарий

iikoDashboard - приложение для оперативного просмотра показателей, рейтингов и отчетов iiko.

Показатель - отдельная метрика на панели Dashboard: выручка, количество заказов, средний чек, процент себестоимости и другие значения.

График показателя - динамика выбранной метрики по периоду с возможностью сравнения с прошлым периодом.

Нарастающий итог - режим графика, где значения суммируются по ходу периода.

Рейтинг - настраиваемый топ по выбранному разрезу и показателю, например блюда по выручке или официанты по среднему чеку.

Объект рейтинга - разрез рейтинга: блюдо, группа блюд, официант, касса, торговое предприятие или другой объект.

Табличный отчет - многоуровневая таблица с группировками и суммарными полями.

Группировка - поле, по которому отчет строит строки и уровни вложенности.

Суммарное поле - числовое поле отчета или показателя.

Проводки - данные iiko по документам и денежным операциям, которые можно использовать в отчетах.

Глобальный фильтр - фильтр, который применяется ко всей панели или ко всем объектам режима.

Индивидуальный фильтр - фильтр, который применяется только к конкретному показателю, рейтингу или отчету и имеет приоритет над глобальным фильтром.

Включающий фильтр - фильтр, который оставляет только выбранные значения.

Исключающий фильтр - фильтр, который убирает выбранные значения из выборки.

Триггер - условие по показателю, при выполнении которого Telegram-бот отправляет уведомление.

Telegram Extension - расширение, которое отправляет показатели, рейтинги, отчеты и уведомления iikoDashboard в Telegram.

macOS Extension - расширение, которое позволяет использовать Dashboard как нативное приложение на macOS.

Balances - режим Dashboard для просмотра складских остатков, отклонений от минимальных и максимальных остатков, отрицательных остатков и пресетов складских выборок.

Пресет / шаблон - сохраненная настройка отчета или выборки, которую можно быстро открыть повторно.

OLAP Extension - функциональность, связанная с многоуровневыми отчетами и аналитическими полями iiko.

Rest API - компонент доступа к серверу iiko, необходимый для корректной работы интеграции.

B_CASR, B_VOTR, B_RPT - права доступа iiko, которые нужны пользователю для просмотра продаж, проводок и отчетов в iikoDashboard.

Для кого полезен iikoDashboard

iikoDashboard полезен:

  • владельцам и управляющим ресторанов;
  • операционным директорам;
  • маркетологам;
  • бухгалтерам и финансовым специалистам, которым нужны оперативные отчеты;
  • технологам и ответственным за себестоимость;
  • сотрудникам, которые ежедневно контролируют продажи, доставку, остатки и выполнение планов.

Главная ценность iikoDashboard - быстрый доступ к управленческой аналитике без необходимости каждый раз строить отчеты вручную.